Menningar- og viðskiptaráðuneytið kynnir til samráðs mál nr. 55/2024, "Breyting á lögum um opinber skjalasöfn". Umsagnarfrestur er til og með 07.03.2024.
Byggðarráð Skagafjarðar fagnar þeim breytingum á lögum um opinber skjalasöfn sem eru hér til kynningar. Byggðarráð telur að þessar breytingar séu jákvæð skref í átt að auknu jafnræði sveitarfélaga hvað varðar rekstur á opinberum skjalasöfnum. Tvö atriði mættu þó vera skýrari í lögunum. Í fyrsta lagi segir í 6. grein að gjaldskrár „... opinberra skjalasafna skulu miða við þann kostnað sem hlýst í rekstri skjalasafns af varðveislu skjala með hliðsjón af eðli þeirra og magni. Gjöld skulu ekki vera hærri en raunkostnaður af þeim þáttum sem þeim er ætlað að mæta að teknu tilliti til launa starfsfólks sem sinnir þjónustunni, sérstaks efniskostnaðar vegna þjónustunnar og eðlilegra afskrifta af þeim búnaði sem notaður er við veitingu þjónustunnar“. Hér þyrfti að einnig að telja til kostnað vegna húsnæðis en rekstur varðveislurýmis er einn af stærstu kostnaðarliðum í rekstri skjalasafna. Í öðru lagi þarf að skýra hvað átt er við með þeirri meginreglu að „gögnum skuli skilað á því sniði sem þau urðu til á“. Gera má ráð fyrir að hér sé átt við að gögn sem verði til rafrænt sé skilað inn rafrænt og þá eftir þeim reglum sem Þjóðskjalasafn Íslands hefur sett um þau skil, þ.e. í svokölluðum vörsluútgáfum. Það er þó einnig hægt að skilja þetta ákvæði svo að hægt sé að skila inn gögnum í margs konar rafrænu sniði.
Byggðarráð Skagafjarðar fagnar þeim breytingum á lögum um opinber skjalasöfn sem eru hér til kynningar. Byggðarráð telur að þessar breytingar séu jákvæð skref í átt að auknu jafnræði sveitarfélaga hvað varðar rekstur á opinberum skjalasöfnum. Tvö atriði mættu þó vera skýrari í lögunum. Í fyrsta lagi segir í 6. grein að gjaldskrár „... opinberra skjalasafna skulu miða við þann kostnað sem hlýst í rekstri skjalasafns af varðveislu skjala með hliðsjón af eðli þeirra og magni. Gjöld skulu ekki vera hærri en raunkostnaður af þeim þáttum sem þeim er ætlað að mæta að teknu tilliti til launa starfsfólks sem sinnir þjónustunni, sérstaks efniskostnaðar vegna þjónustunnar og eðlilegra afskrifta af þeim búnaði sem notaður er við veitingu þjónustunnar“. Hér þyrfti að einnig að telja til kostnað vegna húsnæðis en rekstur varðveislurýmis er einn af stærstu kostnaðarliðum í rekstri skjalasafna. Í öðru lagi þarf að skýra hvað átt er við með þeirri meginreglu að „gögnum skuli skilað á því sniði sem þau urðu til á“. Gera má ráð fyrir að hér sé átt við að gögn sem verði til rafrænt sé skilað inn rafrænt og þá eftir þeim reglum sem Þjóðskjalasafn Íslands hefur sett um þau skil, þ.e. í svokölluðum vörsluútgáfum. Það er þó einnig hægt að skilja þetta ákvæði svo að hægt sé að skila inn gögnum í margs konar rafrænu sniði.