Samráð; Reglugerð um rekstur héraðsskjalasafns

Tekin til umfjöllunar umsagnarbeiðni um reglugerð um rekstur hérðasskjalasafna dagsett 13.02.20.
Atvinnu-, menningar- og kynningarnefnd leitaði til héraðsskjalavarðar varðandi málið og nefndin samþykkir að senda inn eftirfarandi umsögn.

Drög að reglugerð um rekstur héraðsskjalasafns
Mál nr. 32/2020
Umsögn Atvinnu-, menningar- og kynningarnefndar Sveitarfélagsins Skagafjarðar

Atvinnu-, menningar- og kynningarnefnd Sveitarfélagsins Skagafjarðar samþykkti umsögn um fyrri drög reglugerðar þann 14. Júní 2017. Sem fyrr er gert athugasemd við þau þrjú atriði sem þóttu vega hvað þyngst; rekstrarleyfi, fjármál og rafræn gögn.

Rekstrarleyfi
2. grein í reglugerðardrögum hljóðar svo:


„Sveitarstjórn eða byggðasamlag getur sótt um leyfi til reksturs héraðsskjalasafns til Þjóðskjalasafns Íslands. Einungis þeim sveitarstjórnum og byggðasamlögum sem hafa fengið leyfi til reksturs héraðsskjalasafns er heimilt að reka slíkt safn. Þjóðskjalasafn Íslands veitir leyfi til reksturs héraðsskjalasafns að fengnu samþykki ráðherra. Rekstur héraðsskjalasafns er á ábyrgð þess sveitarfélags eða þeirra sveitarfélaga sem að því standa.
Umsókn skal afgreidd innan þriggja mánaða frá því að fullnægjandi gögn hafa verið lögð fram. Með umsókn byggðasamlags um rekstur héraðsskjalasafns skal fylgja samþykkt fyrir byggðasamlagið.“
2. málsgrein 6. gr. í reglugerðardrögum hljóðar svo:
„Sveitarfélögum og byggðasamlögum er heimilt að reka héraðsskjalasafn, sem þegar er í rekstri við gildistöku þessarar reglugerðar, án þess að hafa fengið útgefið rekstrarleyfi á grundvelli þessarar reglugerðar í allt að þrjú ár sbr. bráðabirgðaákvæði laga um opinber skjalasöfn.“
Sem fyrr teljum við það mun eðlilegra að þau sveitarfélög sem nú þegar reka héraðsskjalasafn fái sjálfkrafa formlegt leyfi til að reka héraðsskjalasafn og þurfi ekki að sækja sérstaklega um það leyfi enda hafa söfnin lotið faglegu eftirliti Þjóðskjalasafns Íslands til þessa. Þjóðskjalasafn getur kallað eftir upplýsingum frá rekstraraðilum ef þurfa þykir.

Fjármál
Meðal skilyrða sem talin eru upp í 3. grein, í lið 2 reglugerðardraga er eftirfarandi:
„Sjálfstæður fjárhagur. Héraðsskjalasafn skal hafa sjálfstæðan fjárhag, aðskilinn frá öðrum rekstri eiganda. Reikningar héraðsskjalasafns skulu vera áritaðir af löggiltum endurskoðanda. Héraðsskjalasafn skal árlega senda skýrslu um starfsemi sína til Þjóðskjalasafns Íslands sem gefur út leiðbeiningar um innihald skýrslunnar.“

Sem fyrr gerum við eftirfarandi athugasemd: Það er ekki ljóst á hvaða ákvæði í lögum um opinber skjalasöfn 2014/77 þessi liður byggir né hver er tilgangurinn með þessari grein. Í mörgum tilvikum, sérstaklega þegar rekstur héraðsskjalasafns er á höndum eins sveitarfélags, eru reikningar héraðsskjalasafns endurskoðaðir í heildarúttekt endurskoðanda á reikningum sveitarfélagsins. Héraðsskjalasafnið er þá A-hluta stofnun. Ef markmiðið með þessari grein er að Þjóðskjalasafn Íslands geti fengið vissar upplýsingar um rekstur héraðsskjalasafns sem settar eru fram í ársskýrslu safnsins þá má auðveldlega fá þær upplýsingar fram þó fjárhagur safnsins sé ekki „sjálfstæður“. Orða þarf þá þessa grein á annan og skýrari hátt.

Rafræn gögn
Meðal skilyrða sem talin eru upp í 3. grein, í lið 3.b. reglugerðardraga er eftirfarandi:
„Geymsluhúsnæði safnsins skal vera með þeim hætti að langtímavarðveisla skjala sé tryggð. Rafræn skjöl afhent safninu skulu vera í lokuðu rými sem er aðgangsstýrt og ekki í tengslum við opið net. Þjóðskjalasafn Íslands gefur út leiðbeiningar um skjalageymslur.“

Og 7. grein reglugerðardraga sem hljóða svo:
„Búnaður. Héraðsskjalasafn skal hafa yfir að ráða búnaði (vél- og hugbúnaði) og sérfræðiþekkingu til viðtöku og vörslu rafrænna gagna sem tryggja að viðtaka og varðveisla rafrænna gagna uppfylli reglur þar að lútandi sem settar eru á grundvelli laga. Þjóðskjalasafn Íslands gefur út leiðbeiningar um búnað til varðveislu rafrænna gagna á héraðsskjalasafni.“

Hér þyrfti að vera skýrt hvað „yfir að ráða“ merkir. Þarf hvert og eitt safn að uppfylla þessi skilyrði eða geta þau haft samstarf sín á milli? Má útvista þessum þætti að nokkru eða öllu leyti, til dæmi með samningi við Þjóðskjalasafn Íslands, eða aðra stofnun á vegum sveitarfélaga? Ef haldið er fast í það að hvert og eitt héraðsskjalasafn uppfylli þessar tilteknu kröfur mun það verða „banamein“ margra héraðsskjalasafna. Nauðsynlegt er að opna á samstarf milli sveitarfélaga varðandi þennan þátt.

Lagður fram tölvupóstur dagsettur 13. febrúar 2020 þar sem mennta- og menningarráðuneytið kynnir til samráðs mál nr. 32/2020, "Reglugerð um rekstur héraðsskjalasafns". Umsagnarfrestur er til og með 27.02. 2020.
Byggðarráð tekur undir bókun atvinnu-, menningar- og kynningarnefndar frá 19. febrúar 2020.